COMPAÑÍA DE ALQUILER Y SUMINISTRO PETROLERO R.S. ROTH S.A.
I. INTRODUCCIÓN
COMPAÑÍA DE ALQUILER Y SUMINISTRO PETROLERO R.S. ROTH S.A. (en adelante, “R.S. ROTH“), reconoce la importancia de la privacidad y la protección de datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y demás miembros de la comunidad. Por ello, se compromete a proteger la privacidad y los datos personales de sus usuarios, en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador y demás normativa aplicable.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, R.S. ROTH cumple con informar a sus distintos grupos de interés acerca de las condiciones bajo las cuales se da el tratamiento de sus datos personales.
II. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER TRATADOS Y SUS FINALIDADES
R.S. ROTH trata los datos personales que se detallan a continuación, proporcionados por sus distintos grupos de interés en sus relaciones comerciales, contractuales, laborales, etc.
TRABAJADORES:
R.S. ROTH podrá tratar los datos personales del trabajador: 1) que sean directamente proporcionados por él, tales como: nombres y apellidos, números de cédula, RUC, teléfono, dirección domiciliaria, correo electrónico, datos bancarios, historial académico y de capacitaciones, cargas familiares, información de salud y datos biométricos (sujeto al cumplimiento de los requisitos legales exigidos para su tratamiento); 2) aquellos disponibles en bases de datos de acceso público que puedan ser necesarios para el desarrollo de la relación laboral; y, 3) aquellos a los que el empleador pudiera tener acceso en el marco de la relación laboral con el trabajador. Esto incluye, entre otros, a las imágenes del trabajador que pudieran ser recopiladas por circuitos de cámaras de videovigilancia u otros mecanismos de recopilación de imágenes.
R.S. ROTH podrá tratar los datos personales aquí descritos únicamente para fines laborales y administrativos; así como por motivos de seguridad.
ASPIRANTES:
Se podrá tratar los datos personales de aspirantes interesados en trabajar en R.S. ROTH: 1) que sean directamente proporcionados por ellos; 2) datos de carácter identificativo: nombres y apellidos, número de cédula de identidad, RUC, imagen del rostro, dirección domiciliaria, teléfono, correo electrónico; 3) datos de características personales: lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo, estado civil, fecha de matrimonio, datos de persona de contacto (incluido parentesco), datos académicos (grado de instrucción, idiomas), profesión (antecedentes profesionales), dependientes a su cargo (cónyuge, hijos), composición familiar; y, 4) datos de carácter social: referencias laborales, antecedentes y referencias personales, antecedentes de accidentes de trabajo.
R.S. ROTH podrá tratar los datos personales aquí descritos únicamente para fines de selección de los aspirantes. En caso de no ser seleccionado, los mismos serán eliminados de manera inmediata.
PROVEEDORES:
Los datos personales que se podrán tratar de Proveedores son los siguientes: 1) Datos identificativos: como nombres y apellidos completos, número de identificación, número de R.U.C.; 2) Datos de contacto: como domicilio, dirección de correo electrónico, teléfonos; 3) Datos económicos: información sobre cuentas bancarias; 4) Información reflejada en documentos personales como cédula de identidad, papeleta de votación, certificado R.U.C., tipo de contribuyente, u otros que sean requeridos para el perfeccionamiento de la relación comercial; y 5) Cualquier otro dato personal proporcionado directamente por el Proveedor a través de formularios o contratos suscritos entre las partes, en el marco de su relación comercial y contractual.
R.S. ROTH tratará los datos personales aquí descritos con las siguientes finalidades: 1) Para la formalización, desarrollo y ejecución de la relación comercial; 2) Para la registrar al Proveedor dentro del sistema ERP; 3) Para el envío de notificaciones relacionadas con la relación comercial: como envío de órdenes de compra, retenciones legales, facturación y pagos; 4) para utilizarlas como referencias comerciales; y 5) Para el cumplimiento de obligaciones legales u órdenes judiciales.
Los datos personales de los Proveedores podrán ser encargados con Clientes de R.S. ROTH únicamente en caso de que estos requieran conocer la efectividad y confiabilidad de los productos y servicios brindados por la compañía.
CLIENTES:
Los datos personales que se podrán tratar de Clientes son los siguientes: 1) Información personal: como nombres, apellidos, RUC, teléfonos, papeletas de votación, correo electrónicos, cédula, pasaporte, números de teléfono, estado civil, tipo de contribuyente, números de cuentas bancarias; 2) Información sobre el local de trabajo como actividades que realiza; 3) Información general suscrita y entregada en los diferentes formularios, contratos y anexos en relación a los servicios a ser recibidos que sean o hayan sido suscritos; y 4) Cualquier otro dato personal proporcionado directamente por el Cliente en el marco de su relación comercial y contractual.
De requerir información adicional sobre la efectividad y confiabilidad de los productos y servicios brindados por R.S. ROTH y sus Proveedores personas naturales, el Cliente tendrá que firmar el encargo de tratamiento de datos personales correspondiente.
ACCIONISTAS:
R.S. ROTH podrá tratar los datos personales directamente proporcionados por sus accionistas para así cumplir con sus obligaciones societarias y demás previstas en la ley.
TERCEROS:
R.S. ROTH podría tratar datos personales de terceros que sean proporcionados por sus Clientes, Proveedores u obtenidos de bases de datos públicas. En estos casos, R.S. ROTH tratará los datos personales exclusivamente para cumplir con los servicios contratados, dentro de su giro de negocio.
III. TRANSFERENCIAS DE DATOS
R.S. ROTH transferirá datos personales de sus distintos grupos de interés con la compañía relacionada COMPAÑIA DE SERVICIOS LOGISTICOS ANDREVAL S.A. con RUC 1792318556001, únicamente para cumplir con sus actividades comerciales contractuales.
Así también, R.S. ROTH podrá compartir con terceros (transferirá/encargará) los datos personales de sus distintos grupos de interés si existe un fundamento jurídico toda vez que una norma jurídica requiera dicha transferencia/encargo.
IV. PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
R.S. ROTH conservará los datos personales de sus distintos grupos de interés mientras dure la relación comercial, contractual, laboral, etc. Una vez finalizada, conservaremos sus datos durante los plazos establecidos en la normativa vigente que, con carácter general, será́ por un plazo máximo de 7 años a partir de la finalización de la relación comercial. Durante ese período los datos se mantendrán con la finalidad de atender las solicitudes de las Autoridades de control, entidades del sector públicos competentes, Juzgados y Tribunales, así́ como responder a cualquier consulta o reclamación. Sin perjuicio de los plazos antes referidos, el titular podrá solicitar la eliminación de sus datos en cualquier momento.
V. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
R.S. ROTH tomará medidas de seguridad técnicas, organizativas y legales para proteger los datos personales de sus usuarios contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración o la destrucción.
VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales:
a. El derecho de acceso a sus datos contenidos en los ficheros/bancos/bases de datos de R.S. ROTH.
b. El derecho de rectificación y actualización de aquellos datos personales que puedan ser incorrectos o incompletos
c. El derecho de eliminación de sus datos personales, en los casos previstos en la normativa vigente.
d. El derecho de oposición que le permite solicitar que se cese en todos o algunos de los tratamientos, como el envío de comunicaciones que tienen fines netamente comerciales.
e. El derecho a la suspensión del tratamiento de datos, durante un período de tiempo limitado y en los casos que establece la normativa vigente.
f. El derecho a la portabilidad, que le permitirá́ solicitar que le remitamos sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características.
g. El derecho a la revocación del consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos.
Para ejercer sus derechos, los titulares de los datos personales deberán presentar una solicitud por escrito a R.S. ROTH, en la que se especifique el derecho que desean ejercer y la información necesaria para identificar al titular de los datos personales. R.S. ROTH responderá a las solicitudes de los titulares en el plazo establecido por la Ley. Para el efecto, R.S. ROTH ha puesto a disposición el correo electrónico datos.personales@rsroth.com
VII. BASES DE LEGITIMACIÓN
R.S. ROTH tratará los datos personales de sus distintos grupos de interés únicamente cuando cuente con una base de legitimación para el efecto. R.S. ROTH se compromete a solicitar su consentimiento previo al tratamiento de sus datos personales; sin perjuicio de que en ausencia de dicho consentimiento está facultado para tratar los datos personales bajo otra causal de legitimación expresamente prevista en la ley (como la existencia de una relación contractual, una orden legal o judicial, la necesidad de proteger un interés vital, etc.).
VIII. CAMBIOS A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
R.S. ROTH se reserva el derecho de modificar esta política de privacidad en cualquier momento, sin previo aviso. La versión actualizada de la política de privacidad estará disponible en la página web: https://www.rsroth.com/politica-de-privacidad